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巧用替换规范试卷格式

发布时间:2020-02-11 05:33:37 阅读: 来源:过滤器厂家

每到期末考试前,笔者都要用Word统一制作(排版)几十至上百份试卷。各任课教师交上来的试卷文档格式五花八门,给笔者出了难题,如何快速把每一份试卷整理成规范统一格式的试卷?

如图1所示为某任课教师交上来的原始试卷文档存在的主要问题有:各选项(字母)后的标点符号(有顿号、逗号、英文句号、冒号、空格等);字符与字符之间多余的空格;段落不连续(有空行);各选项间隔不统一甚至没分开;判断题作答括号的位置放在题后影响美观;作答用的括号大小不一等等。那么如何高效地规范客观题存在的这些问题呢?这里以Word为例说明。处理方法如下:

规范选项后的标点符号

操作方法:选择要替换的内容或者不选默认为全文,再选择编辑→替换(或者按下“Ctrl+H”)→打开“查找和替换”对话框;在“查找内容”右边的下拉框里输入“([A-D])[.:, ^32]{1,}”(注:双引号不要输入,下面做法也一样双引号不要输入),在“替换为”右边的下拉框里输入“\1、”;再点击本对话框下面的“高级”按钮,勾选“使用通配符”,然后点击“全部替换”(图2),即可快速规范的把选项(字母)后的标点符号统一替换为顿号。

相关解释及说明:“查找内容”框里输入的“([A-D])[.:,^32]{1,}”,[-]代表指定范围内任意单个字符;其中[A-D]为各选项的备选项为A至D四个选项,如果有E或F选择项等,可把[A-D]中D改为E或F即可;[.、, ^32]为原稿选项(字母)后的标点符号,有(.英文句号)、(:冒号)、(,逗号)、( ^32代表半角空格);“替换为”框里输入“\1、”,\n代表要查找的表达式,使用时需要勾选“使用通配符”复选框。具体来说,\1代表查找框中输入的第一个表达式,\2代表查找框中输入的第二个表达式,以此类推。而本例里只有一个表达式所以用“\1”,而“、”表示选项(字母)后的标点符号都统一替换为顿号。

删除字符间多余空格

操作方法:选择要替换的内容或者不选默认为全文,按下Ctrl+H组合键,打开“查找与替换”对话框。在“查找内容”框中输入“^w”,“替换”框中什么也不输,然后点击“全部替换”即可。

相关解释及说明:^w代表文档中所有的半角空格(^32)、全角空格、不间断空格(^s)(是通过Ctrl+Shift+Space输入的)以及制表符(^t)(通过按Tab键输入的)的任意组合。

不连续段落的删除

操作方法:选择要替换的内容或者不选默认为全文,按下Ctrl+H组键,打开“查找与替换”对话框。在“查找内容”框中输入“^p^p”,“替换”框中输入“^p”,然后点击“全部替换”,如果空行太多,多点几下“全部替换”,直到显示替换结果为“0”,即可。

相关解释及说明:^p代表段落标记符,^p^p表示两个连着的段落标记。其实这种情况多来自网页复制的内容。如果在复制网页文字的时候,在粘贴到WORD中时,使用“选择性粘贴→无格式文本”,这样当有大量文字的时候也不会遭成WORD假死,复制速度比直接粘贴时也快得多。

规范各选项的间隔

经过前面的操作步骤之后,选项(字母)后的标点符号统一变成了“、”,再来处理各选项的间隔就方便多了。

操作方法:选择要替换的内容或者不选默认为全文,按下Ctrl+H组合键,打开“查找与替换”对话框。在“查找内容”框中输入“^$、”,在“替换”框中输入“ ^&”,再点击本对话框下面的“高级”按钮,不要勾选“区分全/半角”,然后点击“全部替换”即可(图3)。

相关解释及说明:^$代表任意英文字母,^$、代表后面带顿号的任意英文字母,^&代表查找的内容,“ ^&”这里在^&前面加上4至5个空格来分开各选项之的间隔用。

规范作答括号位置

在规范判断题作答括号的位置之前,先要了解文中的括号“()”可能有英文状态下输入的,也有中文状态下输入中文的,所以要注意哦。先把它们统一为半角,按下Ctrl+A组合键,组全选全文,选择菜单:“格式→更改大小写”命令,这时会弹出“更改大小写”对话框,选择“半角”单选框,再按下“确定”按钮即可。接下来再来规范判断题作答括号的位置。

操作方法:第一步:删除判断题原有的作答括号。选择要替换的内容(即所有判断题),按下Ctrl+H组合键,打开“查找与替换”对话框。在“查找内容”框中输入“()”,在“替换”框中什么也不输,然后点击“全部替换”即可。

第二步:在判断题题号前加作答括号。选择要替换的内容(即所有判断题),按下Ctrl+H组合键,打开“查找与替换”对话框。在“查找内容”框中输入“([0-9]{1,}).”,在“替换”框中输入“()\1.”,再点击本对话框下面的“高级”按钮,勾选“使用通配符”,然后点击“全部替换”即可。

相关解释及说明:“([0-9]{1,}).”代表任意数字并且后面带有英文句号的数字;“()\1.”代表替换题号前加“()”,后面的英文句号为保留题号后的标点符号为英文句号;当然在些也可以修改题号后的标点符号为其它符号。

规范作答用括号大小

经过前面的操作步骤之后,作答的括号大小统一变成了“()”,那么如何让其变成正常的“( )”作答括号呢?选择要替换的内容或者不选默认为全文,按下Ctrl+H组合键,打开“查找与替换”对话框。在“查找内容”中输入 “()”,在“替换”中输入“( )”,然后点击“全部替换”即可。

说明:这里的第一个“()”中间什么都没有;第二个“( )”中间输入了4至5个空格扩大为作答用。

(图4)

如果日常经常用到以上操作甚至操作量大,可以把以上的每次“查找和替换”编写成宏命令,如果不会编写宏命令,可以用录制宏的方法录制成命令,保存在“所有活动模板和文档”中,以后应用直接点击运行宏即可,省去每次要用都要录入的麻烦。文本只起一个举一反三的例子,其实运用范围可以根据实际应用大大扩展。下面给出个规范选项(字母)后的标点符号宏命令:

Sub选项后的标点 ()

Set myRange = IIf(pe = wdSelectionIP, ntent, nge)

myend = d '取得待区域的结束位置

With nd

.MatchWildcards = True '勾选“使用通配符”

.Text = "([A-D])[.:,^32]{1,}" ' ([A-D])[.:,^32]{1,} 为“查找内容”框里输入的内容

.Execute replacewith:="\1、", Replace:=wdReplaceAll ' \1、为“替换”框里输入的内容

End With

End Sub

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